Czy planujesz odejść z pracy i chcesz mieć pewność, że otrzymasz kopię wszystkich e-maili na wypadek, gdybyś musiał się do nich odnieść w późniejszym czasie? A może po prostu chcesz wyeksportować je do celów kopii zapasowej na wypadek, gdyby plik PST programu Outlook został uszkodzony, co zdarza się dość często.
W każdym razie tworzenie kopii zapasowych wiadomości e-mail jest zawsze dobrym pomysłem. Nawet jeśli korzystasz z usługi internetowej, takiej jak Outlook.com czy Gmail, nadal nie jest złym pomysłem korzystanie z klienta komputerowego, takiego jak Outlook, do pobierania całej poczty, aby przechowywać ją lokalnie. Usługi sieciowe i giganty takie jak Microsoft i Google mogą wydawać się odporne na awarie, ale nigdy nie wiadomo, kiedy może się wydarzyć coś katastrofalnego.
W tym artykule pokażę, jak eksportować wiadomości e-mail programu Outlook w programach Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 i 2016. Wspomnę również o tej procedurze, jeśli korzystasz z programu Outlook dla komputerów Mac. Warto zauważyć, że faktyczny Kreator importu i eksportu jest prawie taki sam we wszystkich wersjach, ale proces dostania się do kreatora się zmienił.
Eksportowanie wiadomości e-mail z programu Outlook
Jeśli używasz programu Outlook 2003, 2007, 2010 lub 2013, sprawdź mój post na temat eksportowania kontaktów programu Outlook, aby zobaczyć procedurę uzyskiwania do kreatora importu / eksportu. Jeśli korzystasz z programu Outlook 2016, kliknij Plik i Otwórz i eksportuj .
W menu po prawej stronie kliknij przycisk Importuj / eksportuj .
Zostanie teraz wyświetlony Kreator importu / eksportu, który wygląda tak samo we wszystkich wersjach pakietu Office. Aby rozpocząć, wybierz opcję Eksportuj do pliku .
Na następnym ekranie musisz wybrać typ pliku: plik CSV (wartości rozdzielane przecinkami) lub plik danych programu Outlook (PST). Zwykle zawsze używam PST, dzięki czemu łatwiej jest importować z powrotem do Outlooka, ale możesz wybrać CSV, jeśli chcesz zaimportować wiadomości e-mail do innego klienta poczty e-mail, a nawet do programu takiego jak Excel lub Word.
Na następnym ekranie musisz wybrać, co chcesz wyeksportować. Jeśli chcesz otrzymywać wszystkie swoje wiadomości e-mail, zwykle wybierasz skrzynkę odbiorczą i sprawdzasz, czy jest zaznaczona opcja Uwzględnij podfoldery . Jeśli chcesz tylko mały podzbiór wiadomości e-mail, możesz kliknąć przycisk Filtruj, a następnie wprowadzić różne kryteria, aby zmniejszyć liczbę e-maili do wyeksportowania.
Kliknij Dalej, a teraz musisz wybrać lokalizację, w której chcesz zapisać plik CSV lub PST. Istnieje kilka opcji, z których można wybrać sposób radzenia sobie z duplikatami.
Na koniec kliknij przycisk Zakończ, a otrzymasz okno z zapytaniem, czy chcesz zabezpieczyć swój plik PST za pomocą opcjonalnego hasła. Jeśli zamierzasz użyć hasła tutaj, pamiętaj, że powinno to być więcej niż 16 znaków. Pamiętaj też, że nie jest to bardzo bezpieczne i można je łatwo zhakować przy użyciu odpowiedniego oprogramowania.
O to chodzi. Powinieneś teraz mieć plik CSV lub PST ze wszystkimi zapisanymi w nim wiadomościami e-mail. Możesz teraz skopiować ten plik do bezpiecznej lokalizacji w celu utworzenia kopii zapasowej.
Eksportuj wiadomości e-mail z programu Outlook dla komputerów Mac
Jeśli korzystasz z wersji Office pakietu Mac, procedura eksportowania wiadomości e-mail jest inna. W rzeczywistości typ pliku również jest inny. Na komputerach Mac masz tylko jedną opcję: plik archiwum programu Outlook dla komputerów Mac (.OLM).
Kliknij Plik, a następnie Eksportuj .
Pojawi się okno dialogowe, w którym możesz wybrać elementy, które chcesz wyeksportować do pliku archiwum. Możesz wybierać spośród Poczty, Kalendarza, Kontaktów, Zadań i Notatek lub możesz wybierać pozycje z określonej kategorii.
Kliknij przycisk Kontynuuj, a zostaniesz zapytany, gdzie chcesz zapisać plik. O to chodzi. Nie ma żadnych innych opcji podczas eksportowania z programu Outlook na komputerze Mac.
Po wyeksportowaniu e-maili możesz przeczytać mój post na temat importowania ich do innej usługi poczty e-mail, takiej jak Gmail, jeśli planujesz zmienić.
