Z wielu rzeczy, z których korzystamy nasze komputery, wielu wymaga od nas pracy z różnorodnymi informacjami cyfrowymi, od notatek, przez wycinki audio, po zapisane strony internetowe. I częściej niż zwykle organizowanie tego zapasu treści może (i jest) nieco uciążliwe.
To tutaj biorą pod uwagę aplikacje do notatek, takie jak wyjątkowo imponujący Microsoft OneNote . Chcesz wiedzieć więcej? Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak korzystać z programu OneNote i zobaczyć, w jaki sposób może lepiej zarządzać cyfrowym przepływem pracy.
Co to jest OneNote? I dlaczego powinieneś go używać?
W najbardziej podstawowych terminach program OneNote można nazwać po prostu cyfrową aplikacją do tworzenia notatek. Ale ta definicja prawie nie czyni żadnej sprawiedliwości, biorąc pod uwagę szeroki zakres cech mocy, jakie posiada. Program OneNote pomaga zbierać praktycznie dowolne informacje cyfrowe (np. Tekst, obrazy, pliki, klipy audio i wideo, rysunki, zapisane strony internetowe) oraz efektywnie nimi zarządzać i organizować. Co więcej, OneNote pozwala udostępniać treści i współpracować nad nimi z innymi, dzięki czemu jest to istotne narzędzie zwiększające produktywność .
Niezależnie od tego, czy jesteś studentem, który chce zrobić lepsze notatki na zajęciach, czy też autor poszukuje pomysłów dotyczących kolejnej powieści / kolumny, lub tylko o tym, kto ma wiele cyfrowych informacji do rozwiązania, powinieneś używać programu OneNote.
Uwaga: Chociaż program OneNote jest dostępny na wielu platformach, aplikacja na komputery jest prawdopodobnie najbardziej funkcjonalna. Z tego powodu ten artykuł jest oparty na desktopowej wersji OneNote.
Podstawowa struktura
Jest wiele rzeczy, które sprawiają, że OneNote jest prawdopodobnie najbardziej funkcjonalnym oprogramowaniem do obsługi notatek. A jednym z nich jest to, że jest wzorowany na prawdziwym fizycznym notatniku, lub, bardziej odpowiednio, na zestawie zeszytów.
Zgadza się! Program OneNote jest zasadniczo podzielony na podstawowe komponenty, nazywane notebookami, a każdy komputer przenośny składa się z indywidualnie zarządzanych, oznaczonych kolorami sekcji . Z kolei te sekcje mają wiele stron .
- Poszczególne strony w sekcji można uzyskać za pośrednictwem pionowej listy stron po prawej stronie, natomiast do sekcji można uzyskać dostęp, klikając jej poziomą kartę.
- Kliknięcie prawym przyciskiem na stronie lub wykaz sekcji zapewnia dostęp do odpowiednich dodatkowych opcji (np. Przenoszenie lub kopiowanie zawartości strony, łączenie różnych sekcji) za pośrednictwem menu kontekstowych.
- Pasek wyszukiwania po prawej stronie pozwala w ciągu kilku sekund znaleźć dowolną informację w swoich notatkach, wyświetlając wyniki w czasie rzeczywistym.
Aby lepiej zrozumieć, zerknij na poniższy zrzut ekranu, ilustrujący, w jaki sposób program OneNote może pomóc uczniowi lepiej zarządzać ważnymi pytaniami egzaminacyjnymi.
W tym przypadku notatnik o nazwie Pytania do egzaminu końcowego został utworzony, posiadający sekcje oznaczone kolorami dla różnych przedmiotów ( fizyka, chemia i matematyka ). Wreszcie każda sekcja ma wiele stron, a każda strona zawiera pytania i odpowiedzi z określonego rozdziału (np. Elektryczność i jej efekty ) w aktualnie wybranej sekcji (temat).
Pierwsze kroki z programem OneNote
Tworzenie notatek
Praktycznie każdy rodzaj informacji cyfrowej można dodać do notesów i stron programu OneNote w każdy możliwy sposób. Możesz bezpośrednio kopiować i wklejać tekst, obrazy itp. (Z lub bez formatowania) z dowolnego miejsca, wstawiać wszystko od plików do wycinków ekranu po nagrane klipy audio / wideo, a nawet rysować / pisać odręcznie. Aby rozpocząć, po prostu utwórz Notatnik (lub użyj domyślnego, ze swoim imieniem), przejdź do jednej z sekcji / stron i kliknij, aby rozpocząć pisanie. Albo jeszcze lepiej, skopiuj i wklej prawie wszystko. Tak to proste!
Oprócz tego OneNote ma również dziesiątki domyślnych szablonów typów informacji ( listy rzeczy do zrobienia, adresy, numery telefonów itp.), Które można bezpośrednio dodać za pomocą zakładki Wstaw menu Wstążka. Warto zauważyć, że możesz dodać informacje praktycznie w dowolnym miejscu w sekcji / stronie, która działa jak nieograniczone puste płótno, więc nie ma ustalonego układu. (Patrz powyższy zrzut ekranu). Oznacza to również, że możesz dowolnie umieszczać dodane treści na stronie.
Współdzielenie i współpraca
Skuteczna współpraca ma kluczowe znaczenie dla przepływu pracy dowolnej organizacji, niezależnie od tego, czy pracujesz nad małymi raportami, czy zarządzasz dużymi projektami. Jest to powód, dla którego program OneNote oferuje funkcje udostępniania bryły, dzięki czemu wiele osób może pracować na notatkach w czasie rzeczywistym. Aby uzyskać dostęp do opcji udostępniania i współpracy, po prostu przejdź do Plik> Udostępnij . Tutaj możesz zaprosić innych użytkowników do współpracy przy tworzeniu notatek za pośrednictwem poczty e-mail lub unikatowych adresów URL udostępniania. Jako właściciel udostępnianych notatek możesz również przypisać uprawnienia do przeglądania / edycji innym użytkownikom, a nawet włączyć / wyłączyć udostępnianie linków jednym kliknięciem.
Zapisywanie i synchronizowanie notatek
Program OneNote okresowo automatycznie zapisuje twoją pracę, za każdym razem, gdy są jakieś zmiany, synchronizując ją z kontem Microsoft (pod warunkiem, że masz połączenie sieciowe), z którym jesteś zalogowany. W ten sposób wszystkie notebooki OneNote pozostaną bezpieczne i bezpieczne w pamięci masowej OneDrive, dzięki integracji OneNote z tym samym. Nie musisz więc ręcznie zapisywać swoich notatek od czasu do czasu. Ale jeśli chcesz ręcznie zainicjować synchronizację, możesz to zrobić, wybierając opcję Plik> Informacje i klikając przycisk Wyświetl stan synchronizacji .
Inne niezwykłe funkcje
Więc teraz wiesz, że OneNote to aplikacja notorycznie notabularyzująca, pełna mocnego gromadzenia treści i umiejętności współpracy. Ale to nie wszystko. Prawdę mówiąc, jest mnóstwo innych niesamowicie przydatnych gadżetów zapakowanych na całej długości i szerokości. Oto kilka z nich:
Ochrona hasłem Sekcje notebooka
Program OneNote umożliwia blokowanie poszczególnych sekcji notebooka za pomocą hasła określonego przez użytkownika. Może się to bardzo przydać w sytuacjach, gdy musisz dzielić się / współpracować ze swoim notesem z innymi użytkownikami, ale nie chcesz, aby mieli dostęp do pewnych treści w nim zawartych. Aby to zrobić, kliknij prawym przyciskiem myszy kartę nazwy sekcji, którą chcesz zabezpieczyć hasłem, i kliknij opcję Ochrona hasłem tej sekcji .
Konwertuj ręczne wyrażenia na tekst
Dzięki niezawodnym funkcjom rozpoznawania pisma ręcznego możesz łatwo przekonwertować dane wprowadzone za pomocą takich urządzeń, jak pióra ze styli / digitizerów do tekstu pisanego, jeśli wolisz drugie. Co więcej, działa zarówno w przypadku treści tekstowych, jak i wyrażeń matematycznych. Po prostu kliknij kartę Rysuj w menu Wstążka, uzyskaj dostęp do opcji Tusz do tekstu i Tusz do matematyki i zobacz magię.
Twórz szybkie notatki i przypinaj je do pulpitu
Chcesz szybko coś zanotować, ale nie chcesz przejść przez problem otwierania programu OneNote? Nie musisz. Po prostu naciśnij klawisz Windows + N, a wyskakujące okienko z uproszczonym interfejsem użytkownika pozwoli szybko skomponować krótką notatkę (narzędzie do wysyłania do programu OneNote powinno działać w zasobniku systemowym, aby to działało). Jeśli chcesz dostosować, możesz to zrobić za pomocą mini-paska narzędzi. Ale najlepsze jest to, że możesz przypiąć szybkie notatki do swojego pulpitu, aby były zawsze widoczne, tak jak karteczki samoprzylepne. Wszystkie szybkie notatki można znaleźć pod ich nazwą, gdzie są zapisywane.
Wysyłaj wiadomości e-mail bezpośrednio do programu OneNote
Niezwykle przydatna funkcja, wprowadzona w najnowszej wersji OneNote 2016, umożliwia zapisywanie treści wysyłanych pocztą elektroniczną z skonfigurowanego adresu e-mail bezpośrednio do jednego z wcześniej określonych komputerów przenośnych. Aby to zrobić, najpierw musisz skonfigurować adres e-mail w ustawieniach online OneNote. Zwykle jest to wiadomość e-mail powiązana z kontem Microsoft, którego używasz do logowania się w programie OneNote, ale możesz też użyć dowolnego innego adresu e-mail. Gdy to zrobisz, dowolna treść wysłana ze skonfigurowanego adresu e-mail na [email protected] zostanie automatycznie zapisany w określonym przez ciebie notesie OneNote. Czytaj więcej tutaj.
Zapisz zawartość internetową za pomocą Clipper Extension / Bookmarklet
Często zdarza się, że natkniesz się na interesujący post na blogu, a nawet na całą stronę internetową, i chcesz go zapisać na później. Dzięki rozszerzeniu programu OneNote Web Clipper (dla przeglądarki Chrome) i bookmarklet (dla przeglądarki Internet Explorer) jest to spacer po parku. Po zainstalowaniu i zalogowaniu się do nich przy użyciu konta Microsoft powiązanego z kontem OneNote, wszystko zależy od jednego kliknięcia. Przejdź na stronę internetową, którą chcesz zapisać do OneNote, i kliknij rozszerzenie / bookmarklet. Strona zostanie natychmiast zapisana w Szybkich notatkach Sekcja. Maszynka pozwala nawet zapisać wybrane regiony na stronie internetowej i może wyczyścić artykuły, usuwając również dodatkowe obrazy itp.
Adnotuj strony internetowe w Microsoft Edge i zapisuj je w OneNote
Kołysząc najnowszym i najlepszym Windows 10? Istnieje także szansa, że użyjesz (nawet sporadycznie) nowej przeglądarki internetowej, Microsoft Edge, która jest z nią dostępna. W takim przypadku pokochasz program OneNote jeszcze bardziej. Dzieje się tak dlatego, że Microsoft Edge umożliwia tworzenie adnotacji na stronach internetowych za pomocą wbudowanego pióra i wyróżnienia narzędzia, które można jednym kliknięciem zapisać w OneNote. Można nawet przycinać wybrane regiony na stronach internetowych i wpisywać nuty pisane na nich w dowolnym miejscu przed zapisaniem ich w programie OneNote.
Rozszerz funkcjonalność OneNote za pomocą wtyczek
Oczywiście program OneNote ma wiele imponujących funkcji. Ale nawet jeśli to nie wystarczy, możesz sprawić, że stanie się nieco bardziej niesamowity, dodając do niego naprawdę fajne wtyczki / dodatki. Jedną z nich jest Onetastic, darmowa wtyczka, która dodaje mnóstwo funkcji, takich jak makra, widok kalendarza i wiele więcej do OneNote. A jeśli nie masz nic przeciwko temu, by wyłapać jakąś moolę, możesz również sprawdzić kolekcję płatnych wtyczek w grze OneNote Gem. Chcesz jeszcze więcej? Rzuć okiem na niektóre z polecanych aplikacji OneNote. Chociaż technicznie nie są to wtyczki, mogą one integrować się z OneNote i czynić go jeszcze bardziej niesamowitym na wiele sposobów.
Lepsza nawigacja za pomocą skrótów klawiszowych
Pokochasz niesamowity zakres skrótów klawiaturowych dostarczanych przez OneNote. Prawie wszystko, od tworzenia notatek do nakładania znaczników, można wykonać za pomocą kilku naciśnięć klawiszy. Niektóre ważne skróty klawiaturowe są wymienione poniżej:
- Ctrl + Shift + M - Otwórz małe okno OneNote, aby utworzyć sidenote.
- Shift + F10 - Wyświetla menu kontekstowe dla dowolnej notatki, tabulacji lub dowolnego innego obiektu, który jest aktualnie aktywny.
- Alt + N, F - Wstaw dokument lub plik na bieżącej stronie.
- Alt + = - Rozpocznij równanie matematyczne lub przekonwertuj wybrany tekst na równanie matematyczne.
- Ctrl + 0 - Usuń wszystkie tagi notatek z wybranych notatek.
I jest ich o wiele więcej. Sprawdź pełną listę skrótów klawiszowych OneNote 2016.
Twórz połączone notatki, aby ułatwić nawigację
Zwykle wszystkie nowoczesne edytory tekstu umożliwiają połączenie określonego słowa, zdania itp. Z takimi elementami jak adresy URL i adresy e-mail. Jednak OneNote robi to o krok dalej, pozwalając ci stworzyć coś o nazwie Połączone Notatki . Zasadniczo oznacza to, że można dodać dowolny tekst na stronie notesu, a następnie połączyć go z inną stroną lub sekcją w tym samym lub zupełnie innym notesie. Dzięki temu nawigacja między różnymi pod-elementami programu OneNote jest niezwykle łatwa i prawie przypomina przeglądanie Internetu. Aby to zrobić, wybierz blok tekstowy do połączenia, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz link opcja . Możesz teraz określić stronę, sekcję, notatnik itp., Które mają być powiązane z tym tekstem. Czy to nie jest niesamowite?
Dostępność platformy
Niesamowite, jak w przypadku funkcji OneNote zwiększających wydajność funkcji, nie przydaje się to, jeśli nie możesz tworzyć notatek z dowolnego miejsca. Na szczęście imponująca dostępność platformy między platformami OneNote zapewnia większą produktywność w pracy w dowolnym miejscu i czasie, niezależnie od tego, czy korzystasz z komputera, smartfona, czy nawet z internetu.
Dostępność: Windows, Mac (Desktop); iOS, Android, Windows Phone, Windows Store, Amazon Kindle Store (Mobile); Web Clipper, Chromebook (Internet i inne platformy).
Wniosek
Wraz z ciągłym przepływem zróżnicowanych treści cyfrowych, z którymi mamy do czynienia niemal codziennie, nie zawsze łatwo jest zachować wszystkie ważne strony internetowe, nagrania dźwiękowe, obrazy projektu itp. Starannie zarządzane i uporządkowane. Ale dzięki Microsoft OneNote i jego niewiarygodnym chwytom i umiejętnościom zarządzania, nie musisz tego robić. A teraz wiesz, że rozpoczęcie pracy z nią nie jest wcale takie trudne. Więc daj mu szansę i zobacz, jak ci się ułoży. Znasz inne narzędzia zwiększające wydajność podobne do OneNote? Nie zapomnij o nich wspomnieć w komentarzach poniżej.
