Zalecane, 2024

Wybór Redakcji

11 Świetnych funkcji Outlook 2016, które powinieneś wiedzieć

Outlooka, uwielbiam go lub nienawidzę, jest standardowym klientem poczty e-mail i produktywności w świecie biznesu. Duża część każdego czasu urzędującego spędza się przed tym kwintesencją narzędzia. Jednak pomimo popularności i mnóstwa godzin spędzonych przy nim, niewiele osób wie o jego zaawansowanych funkcjach, a jeszcze mniej korzysta z niego w pełni.

Więc dzisiaj omówimy niektóre z doskonałych funkcji programu Outlook 2016. Zacznijmy:

1. Wyślij wiadomość e-mail z aliasów Outlook.com

Często musimy używać różnych adresów e-mail do różnych celów - na przykład możesz chcieć mieć adres osobisty [adres e-mail chroniony], adres służbowy [e-mail chroniony] i być może [e-mail chroniony], którego chcesz użyć do podpisania aż do newsletterów i stron marketingowych. Większość ludzi tworzy i zarządza innym kontem dla każdego adresu.

Zamiast tego możesz użyć Outlooka do tworzenia różnych aliasów i zarządzania nimi. Posiadanie aliasu pozwala zarządzać różnymi adresami e-mail przy użyciu tego samego konta, a wiadomości e-mail wysłane na jeden z Twoich adresów dotrą do tej samej skrzynki odbiorczej. Oto, jak je skonfigurować:

Przejdź do aplikacji internetowej Outlook i zaloguj się przy użyciu konta Office 365. Następnie przejdź do witryny konta Microsoft i kliknij " Twoje informacje " na górnym pasku. Teraz kliknij " Zarządzaj sposobem logowania się do firmy Microsoft . Prawdopodobnie zostaniesz poproszony o podanie hasła.

Tutaj możesz dodawać aliasy i zarządzać nimi. Aby utworzyć nowy alias, kliknij " Dodaj adres e-mail ".

Teraz wprowadź adres e-mail, którego chcesz użyć jako aliasu . Możesz utworzyć nowy lub użyć istniejącego adresu.

Zobaczysz właśnie dodany alias i wybierzesz go jako główny alias lub usuniesz go, jeśli już go nie potrzebujesz.

Teraz wszystkie e-maile wysyłane na adres aliasu trafią do głównej skrzynki odbiorczej. Aby wysłać wiadomość e-mail z nowo utworzonego adresu, po prostu kliknij przycisk Od podczas tworzenia wiadomości i wybierz odpowiedni adres.

2. Zaplanuj spotkania

Outlook ułatwia planowanie spotkań z innymi. Aby to zrobić, możesz po prostu przejść do kalendarza, kliknąć kartę Strona główna i wybrać " Nowe spotkanie ".

Tutaj możesz określić uczestników, dzień, godzinę, przypomnienia i inne opcje spotkania.

Jeśli chcesz, aby spotkanie było cykliczne, kliknij przycisk Cykl w sekcji Opcje na górze, gdzie zobaczysz różne opcje regularnego planowania.

Gdy odbiorca zaakceptuje zaproszenie, otrzymasz potwierdzenie tego samego.

Otrzymasz również powiadomienie, gdy nadejdzie pora spotkania.

3. Automatyczne odpowiedzi

Jeśli wybierasz się w podróż służbową lub wakacje, możesz skonfigurować program Outlook tak, aby wysyłał automatyczne odpowiedzi na każdy otrzymany e-mail. Aby włączyć tę funkcję, przejdź do " Plik " i kliknij " Automatyczne odpowiedzi ".

Tutaj możesz określić zakres dat i komunikat automatycznej odpowiedzi .

Jeśli chcesz dokładniej kontrolować zasady, możesz kliknąć " Zasady " przycisk w lewym dolnym rogu.

4. Użyj Google Drive jako Cloud Storage w Outlook

Jeśli korzystasz z Dysku Google jako dostawcy pamięci masowej w chmurze, możesz zintegrować go z MS Office (w tym z Outlookiem), aby otwierać dokumenty bezpośrednio z Dysku i zapisywać na nim bez opuszczania programów pakietu Office.

Po prostu pobierz wtyczkę Google Drive dla pakietu Office, zainstaluj wtyczkę i następnym razem, gdy otworzysz program Outlook, będziesz mógł dołączać pliki bezpośrednio z Dysku za pomocą dedykowanego przycisku.

Możesz także zapisać wszystkie załączniki, które otrzymujesz bezpośrednio na Dysku .

Uwaga : wtyczka Dysk Google dla pakietu Office działa tylko w systemie Windows. Pakiet Office dla komputerów Mac nie jest obecnie obsługiwany.

5. Uzyskaj dowody dostawy i potwierdzenia odbioru

Jeśli chcesz otrzymać powiadomienie o terminie dostarczenia i / lub przeczytania wiadomości e-mail, możesz poprosić o dostarczenie i potwierdzenie odczytu. Aby to włączyć, kliknij kartę Opcje podczas tworzenia wiadomości i zaznacz następujące pola wyboru:

Możesz także włączyć śledzenie dla każdej wysyłanej wiadomości . Aby to zrobić, przejdź do Plik > Opcje > Poczta . Przewiń w dół do sekcji Śledzenie i zaznacz potwierdzenie doręczenia potwierdzające, że wiadomość została dostarczona do serwera poczty e-mail odbiorcy lub Odczytaj potwierdzenie potwierdzające, że odbiorca przejrzał pola wyboru wiadomości .

Pamiętaj, że odbiorca wiadomości może odmówić wysłania potwierdzenia przeczytania. Ponadto program pocztowy odbiorcy może nie obsługiwać potwierdzeń odczytu.

6. Dodaj przyciski głosowania do wiadomości e-mail

Jeśli chcesz uzyskać consensus ze swojego zespołu na temat, możesz utworzyć ankietę w Outlooku. Podczas tworzenia nowej wiadomości przejdź do karty Opcje i kliknij " Użyj przycisków głosowania ".

Możesz skorzystać z przycisków Tak / Nie z szablonu lub utworzyć własne, klikając Niestandardowy, gdzie możesz również wybrać opcje takie jak Ważność, Potwierdzenia odczytu / Dostawy i czas wygaśnięcia.

7. Opóźnij lub zaplanuj wysyłanie wiadomości e-mail

Czasami może być konieczne opóźnienie wysłania wiadomości. Na przykład może to być prawie czas zamknięcia, a chcesz, aby twoja wiadomość została dostarczona następnego ranka w godzinach pracy. Aby to zrobić, możesz zaplanować swoją wiadomość. Oto jak:

Podczas pisania wiadomości e-mail przejdź do karty Opcje i kliknij " Opóźnienie dostawy ".

W wyświetlonym oknie dialogowym, w obszarze Opcje dostawy, zaznacz opcję " Nie dostarczaj wcześniej " i wprowadź datę i godzinę.

Teraz zamknij okno dialogowe i naciśnij Wyślij . Twój e-mail zostanie wysłany o określonej godzinie.

Uwaga : Ta funkcja działa bezproblemowo na koncie Microsoft Exchange. Jeśli korzystasz z konta POP3 lub IMAP, program Outlook musi pozostać otwarty do czasu wysłania wiadomości.

8. Zarządzaj pocztą i kalendarzem innej osoby

Podczas pracy z zespołem konieczne jest koordynowanie i współpraca nad niektórymi typowymi zadaniami. W tym celu możesz zachować osobny folder dla takich zadań i udostępniać go członkom Twojego zespołu. Cóż, oto jak to zrobić w Outlook 2016.

Przejdź do zakładki Plik . Kliknij " Ustawienia konta " i wybierz " Deleguj dostęp" .

W oknie dialogowym, które się otworzy, kliknij " Dodaj ", wybierz użytkownika, któremu chcesz nadać uprawnienia, i kliknij OK .

W wyświetlonym oknie dialogowym możesz wybrać różne uprawnienia, które możesz nadać temu użytkownikowi.

Po zakończeniu drugi użytkownik zostanie powiadomiony o przyznanych im nowych uprawnieniach. To tylko podstawy funkcji udostępniania. Aby uzyskać dokładniejszy przegląd i instrukcje, zapoznaj się z oficjalną dokumentacją.

9. Użyj reguł do zarządzania wiadomościami e-mail

Reguła to działanie uruchamiane automatycznie na przychodzących lub wychodzących wiadomościach e-mail. Na przykład możesz przenieść wszystkie wiadomości od swojego przełożonego do innego folderu, przenieść wszystkie wiadomości z działu marketingu do folderu "Pilne" lub usunąć wszystkie wiadomości z "Kup teraz" w temacie. Zamiast wykonywać te zadania w kółko, możesz skonfigurować Reguły, aby je zautomatyzować . Możesz wybrać jeden z różnych szablonów reguł lub zacząć od pustej reguły.

10. Przyspiesz powtarzalne zadania dzięki szybkim krokom

Często są zadania, które trzeba wykonywać kilka razy dziennie. Może regularnie przesyłasz e-maile do swojego przełożonego lub chcesz przenieść niektóre e-maile do określonego folderu. Oczywiście można użyć reguł, aby zautomatyzować proces, ale to spowoduje zastosowanie reguł do wszystkich wiadomości e-mail spełniających kryteria, a można je zastosować tylko do niektórych wiadomości e-mail. W związku z tym potrzebne jest bardziej ręczne podejście i właśnie tam pojawia się Quick Steps .

Przejdź do karty Strona główna w programie Outlook. W sekcji Quick Steps zobaczysz następującą sekcję :

Jak widać, istnieje kilka szybkich kroków wstępnie skonfigurowanych do użycia. Na przykład wybierz wiadomość e-mail w skrzynce odbiorczej i kliknij przycisk To Manager w sekcji Szybkie kroki. Zobaczysz coś takiego:

Tutaj możesz skonfigurować Quick Step - zmień nazwę, dodaj adresy e-mail do przekazania lub dodaj jeszcze więcej akcji do przycisku, klikając Opcje w lewym dolnym rogu.

Na powyższym zrzucie ekranu dodałem adres e-mail mojego menedżera, dodano akcję za pomocą przycisku Dodaj akcję, poinstruowałem program Outlook, aby przesunął wiadomość do folderu "Przekazywane do menedżera", dodał klawisz skrótu i ​​zmodyfikował tekst podpowiedzi.

Możesz modyfikować istniejące Szybkie kroki, tak jak to zrobiliśmy w powyższym przykładzie, lub dodawać własne, klikając przycisk Utwórz nowy na pasku narzędzi Szybkie kroki :

11. Skróty klawiszowe i inne różne wskazówki

Program Outlook oferuje szereg innych mniejszych, ale przydatnych funkcji, takich jak motywy, przekształcanie wiadomości e-mail w spotkania i ulubione urządzenia każdego użytkownika zaawansowanego: skróty klawiaturowe . Na przykład możesz nacisnąć Ctrl + W, aby utworzyć nową wiadomość e-mail, Ctrl + E, aby wyszukać i inne. Aby poznać różne skróty klawiszowe programu Outlook, zapoznaj się z oficjalnym eBookiem Outlook 2016 Tips & Tricks firmy Microsoft.

Jak te fajne funkcje i triki Outlook 2016?

Mamy nadzieję, że poznałeś zaawansowane funkcje programu Outlook 2016. Tak przydatne, jak korzystanie z klienta poczty e-mail w najpełniejszym możliwym zakresie, o tym, co należy pamiętać podczas korzystania z poczty e-mail, należy przeczytać nasz artykuł na temat podstawowej etykiety e-mailowej, którą każdy powinien przestrzegać. W stale połączonym świecie cyfrowym prywatność jest ważniejsza niż kiedykolwiek, dlatego warto zapoznać się z naszym artykułem na temat szyfrowania wiadomości e-mail.

Jeśli masz dodatkowe wskazówki i porady na temat Outlooka lub uważasz, że pominęliśmy istotną funkcję, daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.

Top