Prawie cała praca wykonywana przez ludzi w biurach odbywa się za pomocą magicznego programu o nazwie Microsoft Excel, kiedy po raz pierwszy spojrzysz na nią, może to wyglądać jak program z jedynie tabelami i gniazdami do wprowadzania danych, ale ten opis nie jest wystarczający dla rzeczywistej możliwości tego programu. Program Excel może zrobić wszystko, od zarządzania kontami biurowymi po zarządzanie danymi wymaganymi do zarządzania całym krajem, po prostu trzeba wiedzieć, jak z niego korzystać. W tym artykule wymieniono kilka naprawdę fajnych wskazówek i trików Excel, które mogą pomóc wielu użytkownikom poprawić sposób, w jaki korzystali z programu Excel do daty.
1. Dodawanie skrótów do górnego menu
Istnieje wiele narzędzi, które zawsze chcielibyśmy, abyśmy mieli tylko jedno kliknięcie, ale przede wszystkim musimy zrobić więcej niż kilka kliknięć, a także trochę wyszukiwania, aby dostać się do narzędzia, które chcemy wprowadzić w życie. Jeśli spojrzymy na lewy górny róg naszego okna programu Excel, zobaczymy małą ikonę programu Excel, wzdłuż której pojawią się 3 małe ikony, z których jedna będzie oznaczać Zapisz, a pozostałe 2 będą się cofać i ponawiać.
Są to skróty, które zapewniają nam łatwość obsługi, innymi słowy, które zapewnia program Excel, jest możliwość dodania więcej skrótów w tym miejscu. W tym celu należy kliknąć strzałkę po prawej stronie cofania i ponawiania tego, o czym mówi Dostosuj pasek narzędzi szybkiego dostępu po najechaniu na niego wskaźnikiem myszy.
Naciśnięcie go daje możliwość wyboru narzędzia, które chcesz dodać do paska narzędzi szybkiego dostępu (miejsce w lewym górnym rogu, gdzie obecne są opcje zapisu, cofania i ponawiania). Na przykład, jeśli klikniemy opcję "Nowy", otrzymamy ikonę, aby utworzyć nowy plik na naszym pasku narzędzi.
2. Dodawanie przekątnych linii
Możemy dodawać linie ukośne w naszych komórkach za pomocą prostego sposobu formatowania, który pozwala na to Excel. W tym celu wystarczy wybrać komórkę, w której chcemy dodać linię ukośną, po wybraniu komórki, którą musimy otworzyć, klikając prawym przyciskiem myszy. W opcjach musielibyśmy kliknąć opcję Formatuj komórki.
Kliknięcie opcji Formatuj komórki spowoduje wyświetlenie okna dialogowego, w którym należy kliknąć opcję granicy, wyróżnioną kolorem czerwonym, na górnym pasku. Następnie możemy kliknąć na inną wyróżnioną opcję, która pokazuje nam format przekątnej linii w komórce, jest inny w oknie dialogowym, które można znaleźć na własną rękę.
Naciśnięcie ok po wybraniu przekątnej jako stylu granicy tworzy linię przekątną w komórce, w której zamierzaliśmy umieścić linię ukośną. Aby dodać tekst powyżej i poniżej ukośnej linii, musimy wpisać coś w komórce i następnie naciśnij Alt + Enter, aby przejść do następnej linii, a następnie wpisz coś innego w drugiej linii, którą musimy znaleźć poniżej naszej linii ukośnej. Jednym z chwytów jest to, że będziemy musieli zadbać o wyrównanie naszego tekstu powyżej i poniżej linii ukośnej za pomocą spacji.
Za każdym razem, gdy wpisujemy coś w komórce w programie Excel, zawsze możemy wyciąć go z jednego miejsca na drugie, klikając najpierw komórkę i naciskając na wycięcie, a następnie wklejając ją do innej komórki. Inną skuteczną metodą na to samo jest użycie metody przeciągnij i upuść. Wszystko, co musisz zrobić, to przejść do komórki, którą chcesz przenieść, i umieścić kursor na granicy tej komórki, spowoduje to pojawienie się symbolu z 4 strzałkami we wszystkich kierunkach (ten symbol oznacza, że możesz teraz wybrać komórkę, a następnie przenieść ją tam, gdzie chcesz).
Jeśli teraz klikniesz ten symbol i przeniesiesz kursor do innej komórki, wciąż naciskając, zobaczysz, że coś nadchodzi wraz z kursorem. Więc jeśli przejdziesz do innej komórki i puścisz kursor, zobaczysz, że zawartość komórek zostałaby przeniesiona do nowej lokalizacji.
Do tej pory omawialiśmy, jak moglibyśmy przenosić dane z jednej komórki do drugiej, inną funkcją, której często używamy, jest funkcja kopiowania. Możemy nawet wykonać kopię za pomocą tej metody "przeciągnij i upuść", ale w tym celu musielibyśmy nacisnąć Ctrl przed kliknięciem na symbol, o którym mówiliśmy w powyższym tekście. Spowoduje to pojawienie się nowego symbolu pokazanego na poniższym rysunku. Następnie możesz przytrzymać klawisz Ctrl, a następnie przeciągnąć i upuścić komórkę gdzie indziej, zobaczysz, że ta metoda kopiuje zawartość komórki, zamiast ją przenosić.
4. Ograniczanie wprowadzania
Co się stanie, jeśli chcemy mieć tylko określony zestaw wartości w naszym arkuszu i pojawi się wartość danych spoza naszego zamierzonego zakresu? Zdarza się, że wiele razy pracujemy nad projektami, a to powoduje problemy z końcowymi rezultatami, które zamierzamy uzyskać. Aby upewnić się, że dodawany jest tylko pewien zestaw wartości, korzystamy z funkcji sprawdzania poprawności danych. To, co robi, pozwala nam ograniczyć zakres i rodzaj danych, które przyjmujemy jako dane wejściowe dla naszego systemu.
Aby korzystać z funkcji sprawdzania poprawności danych, należy wybrać komórki, w których ograniczenie ma zostać wdrożone, a następnie na najwyższym pasku musielibyśmy kliknąć dane.
Po kliknięciu danych musimy kliknąć Sprawdzanie danych, jak pokazano na obrazku. To przeniesie nas do okna dialogowego, w którym możemy ustawić wartości, które chcemy dla naszego systemu. Następnie będziemy musieli wybrać typ danych wejściowych, które chcielibyśmy wprowadzić w wybranych komórkach, klikając opcję zezwolenia w oknie dialogowym.
Na przykład, jeśli wybieramy liczby całkowite, zostaniemy poproszeni o wybranie zakresu liczb całkowitych, które chcielibyśmy dopuścić. W ten sposób będziemy mogli wprowadzić dane tylko w zakresie, który wymieniliśmy. Podając przykład, przyjmujemy zakres od 12 do 111.
W przykładzie, który zrobiliśmy, widać, że po wprowadzeniu wartości spoza tego zakresu, tj. 222, otrzymujemy błąd, że wartość jest nieważna, a użytkownik wprowadził ograniczenie w odniesieniu do wartości, które można wprowadzić w tej komórce.
5. Więcej statystyk na pasku na dole
Kiedy używamy programu Excel do wprowadzania danych do naszych tabel w postaci liczb, widzimy pewne statystyki lub rodzaj podsumowania na pasku stanu poniżej, zwykle będzie on zawierać średnią, liczbę i sumę danych, które wybieramy na danym poziomie. Punkt czasu.
Excel daje nam więcej opcji do podsumowania, które dostajemy na pasku stanu, aby wykorzystać go maksymalnie, można to zrobić, klikając prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu na pasku stanu, po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na pasku stanu zobaczysz wiele opcji, wśród których są dodatkowe opcje, które są doskonałe, daje nam podsumowanie danych, które wybraliśmy. Możemy wybierać spośród wartości średniej, liczby, liczby liczbowej, minimalnej, maksymalnej i sumy. Na obrazku widzimy, jak wygląda nasz pasek stanu, gdy wybieramy wyświetlanie większości dostępnych opcji.
6. Transformowanie sprawy (wielkie litery, małe litery) tekstu
Jest mała funkcja, której możemy użyć do przekształcenia przypadku naszego tekstu, funkcja jest dość łatwa w użyciu, wszystko co musisz zrobić, to że musisz wpisać " UPPER (text / cell) " dla dużych liter, " Niższe (tekst / komórka) " dla małych liter, a na końcu " Właściwe (tekst / komórka) " dla utworzenia pierwszej litery słowa "kapitał". Jego użycie można zobaczyć na poniższych obrazkach, z komórkami pokazującymi górne, dolne i poprawne użycie wraz z końcową wydajnością, którą one osiągają.
7. Rozmieść tekst z różnych komórek za pomocą "i"
Możemy dodać tekst z różnych komórek do pojedynczej komórki, po prostu używając "&", ponieważ wszystko, co musimy zrobić, to zacząć pisać w komórce za pomocą "=", a następnie kliknąć komórki po kolei, które musimy dodać do nasza nowa komórka, musielibyśmy również dodać "&" po kliknięciu każdej dodawanej komórki, ponieważ doda ona nazwę klikniętej komórki. Tak będzie wyglądać jak na poniższym obrazku.
8. Dodawanie wielu wierszy lub kolumn na raz
Wszyscy wiemy, jak dodać wiersz lub kolumnę do naszego dokumentu programu Excel, ale musimy również zdać sobie sprawę z tego, jak możemy dodać wiele wierszy lub kolumn naraz, zamiast dodawać kolumny lub wiersze naraz, a następnie powtarzanie tego procesu na nowo.
W tym celu najpierw musimy wybrać liczbę wierszy, które chcielibyśmy dodać, na przykład, jeśli musimy dodać 4 nowe wiersze do naszej już istniejącej tabeli, wtedy wybierzemy 4 wiersze (poniżej / powyżej których musimy dodać wiersze), a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy i kliknij wstaw. Otworzy się małe okno dialogowe, w którym możemy wybrać, jakie dokładnie działanie musimy wykonać w wybranych wierszach / kolumnach.
Jeśli naciśniemy cały wiersz w oknie dialogowym, otrzymamy 3 wiersze dodane do naszego stołu. Możesz zagrać w oknie dialogowym wstawiania, aby zobaczyć, jakie inne opcje czekają na Ciebie.
9. Używanie autokorekty
Jeśli masz zwyczaj używania SMS-a lub innymi słowy krótkiego języka wszędzie, gdzie piszesz, lub jeśli masz złą historię tworzenia błędów pisowni dla niektórych słów, możesz użyć funkcji automatycznej korekty MS Excel wygoda. Aby go użyć, najpierw musisz wybrać Plik> Opcje> Korekta> Opcje autokorekty . Pojawi się okno dialogowe, w którym możesz wpisać tekst, który chcesz zastąpić tekstem, który chcesz zastąpić. Możesz dodać dowolne słowa, które błędnie piszesz, na przykład mogę umieścić słowo "frnz" jako słowo, które zostanie zastąpione słowem "przyjaciele", a za każdym razem, gdy użyję niewłaściwej pisowni (frnz), poprawi mnie autokorekta (umieszczając znajomych Na swoim miejscu).
10. Wyodrębnianie danych strony internetowej przy użyciu danych-> z sieci
Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, jak to jest wyodrębnić dane prosto ze strony internetowej, powiedzmy, że widzisz stronę internetową i chcesz przeanalizować konkretną rzecz z danych obecnych na tej konkretnej stronie. Na przykład, jeśli zajmiemy się stroną z niektórymi nazwami wydziałów i przejdziemy dalej, aby zamienić tę stronę bezpośrednio w dane Excela za pomocą takiego narzędzia online, otrzymamy tabelę z niektórymi przekonwertowanymi danymi i wreszcie możemy ją pobrać. jako plik .csv do przeglądania w Excelu, w danych, które mamy na obrazku poniżej, możemy spojrzeć na wszystkie dane, które mieliśmy na stronie w dobrze zorganizowanej i tabelarycznej formie.
Technikę tę można również stosować na stronach zawierających ogromne ilości danych, które następnie możemy łatwo analizować w Excelu.
11. Tworzenie histogramu danych z wykorzystaniem opcji analizy danych
Aby utworzyć histogram, musimy najpierw dodać dodatek do naszego programu Excel. W tym celu najpierw musisz przejść do Plik> Opcje> Dodatki . Gdy zobaczymy okna / opcje dodatków, musimy upewnić się, że dodatki Excela są zaznaczone w opcji Zarządzaj w dolnym końcu okna dialogowego opcji. Kiedy już wybierzemy dodatki Excela, musimy wybrać opcję Idź, aby wyświetlić okno dialogowe dla dodatków. W tym oknie dialogowym musimy sprawdzić Analysis ToolPak i kliknąć OK.
Po zakończeniu powyższych wymagań będziemy musieli przejść do opcji Analiza danych w sekcji analizy w obszarze Dane . Kliknięcie go otworzy małe okno dialogowe o nazwie Analiza danych. W tym oknie dialogowym musimy wybrać histogram i kliknąć OK. Następnie poprosi nas o podanie zakresu wejściowego danych, na podstawie których chcemy stworzyć nasz histogram. Możemy wtedy wybrać odpowiednie opcje, aby utworzyć histogram, który chcemy utworzyć.
12. Formatowanie warunkowe
Formatowanie warunkowe to potężne narzędzie, które excel zawiera, jak sama nazwa wskazuje, formatowanie warunkowe formatuje komórki pod pewnymi warunkami, na przykład, gdybyśmy musieli podkreślić uczniów, którzy nie zaliczyli egzaminu z klasy na czerwono, użylibyśmy warunkowego formatowanie.
Aby to zrobić, musielibyśmy wybrać komórki, które mają być sformatowane, a następnie klikniemy opcję formatowania warunkowego, a następnie możemy kliknąć nową regułę, aby wprowadzić nową regułę do naszych danych. W poniższym przykładzie wszystkie numery rolek ze znakami od 0 do 40 będą oznaczone kolorem czerwonym.
13. Używanie klawisza Fill do kopiowania formatowania (zaawansowane formatowanie)
Uchwyt wypełnienia to narzędzie, które pokazuje nam, jak przyjemnie jest program o nazwie Excel, jest jednym z najłatwiejszych w użyciu narzędzi w programie Excel; nadal to, co robi, to znacznie więcej niż wiele skomplikowanych narzędzi, które mamy w pobliżu. Wyobraź sobie, jak byś się czuł, gdy powiedziano ci, że potrzebujesz tylko sformatować jedną lub dwie komórki, a wszystkie pozostałe komórki zostaną zajęte tylko przez kliknięcie i przeciągnięcie. To, co robi, polega na tym, że szuka wzoru w komórkach, a następnie podczas przeciągania wypełnia wartości, które są odpowiednie.
Aby użyć uchwytu do wypełniania, musisz przejść do prawego dolnego rogu twojej komórki lub zaznaczonych komórek, a zobaczysz solidne "+". Jeśli ją przytrzymasz i przeciągniesz, zobaczysz magię.
Teraz kilka opcji dostępnych przy formatowaniu z uchwytem do wypełniania zostało wyjaśnione poniżej.
Na poniższych obrazkach widać opcje, które można uzyskać po napełnieniu niektórych komórek za pomocą uchwytu do napełniania; dostępne opcje to Kopiuj komórki, Wypełnij serię, Tylko formatowanie wypełnienia i Wypełnij bez formatowania. Możesz zobaczyć, co te ostatnie 3 opcje robią z obrazów towarzyszących temu punktowi.
14. Posiadanie transponowanej na żywo kopii tabeli
Wiemy, jak uzyskać przetransponowaną kopię naszych danych, jeśli niektórzy z was nie martwią się, wystarczy skopiować dane, które chcesz przetransponować, a następnie wkleić opcje wklejania, a następnie kliknąć opcję transpozycji, dostanę transponowaną wersję. Jest to normalna operacja kopiowania i wklejania, która tworzy tylko transponowaną wersję oryginalnej tabeli.
Aby przenieść na żywo transponowaną wersję danych, musisz zrobić coś więcej niż tylko kopiowanie i wklejanie. Przede wszystkim musisz sprawdzić, ile masz wierszy i kolumn, a następnie wybrać transponowaną wersję tych wielu kolumn i wierszy. Na przykład na poniższych obrazkach widać, że dane do skopiowania mają 9 wierszy i 2 kolumny, a obszar, który wybieramy, ma 9 kolumn i 2 wiersze.
Po wybraniu tych nowych kolumn i wierszy musisz wpisać = Transpose ("współrzędne lewego górnego rogu komórek danych": "Współrzędne prawego dolnego rogu komórek danych") na obrazach poniżej. zdarzają się a1 i b9, więc wprowadzone równanie staje się "= Transpozycja (A1: B9)", po wpisaniu tego równania musisz nacisnąć ' Shift + Ctrl + Enter ', a zobaczysz, że magia się wydarzyła .
W ten sposób tworzona jest nowa transponowana tabela, ale jest to kopia oryginalna, na żywo, tzn. Jeśli wprowadzisz jakiekolwiek zmiany w pierwotnym, pojawią się również zmiany w tej tabeli . Jak widać na poniższych zdjęciach, gdy dane w B6 ulegną zmianie, dane w L10 automatycznie się zmieniają. Niewielki kompromis polega na tym, że nie można skopiować formatu, który posiadały dane z oryginalnej tabeli, i jest to dość oczywiste z faktu, że 2 żółte komórki nie nosiły żółtego koloru na żywo przetransponowane kopie.
15. Wprowadzanie mikroczipów Sparkline
Mikromale typu Sparkline to małe wykresy lub wykresy, które można umieścić w komórce. Zostały one wprowadzone w MS Word 2010 i mogą znacznie zwiększyć możliwości przeglądania naszych danych programu Excel. Aby ją utworzyć, musisz najpierw wybrać dane, z których chcesz utworzyć linię błyskową, a następnie przejść do opcji Wstaw> Linia .
Zostaniesz poproszony o podanie docelowej lokalizacji swojego wykresu linii błyskowych. Po przejściu do miejsca docelowego zobaczysz dla siebie piękny wykres linii błyskowych.
Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci nauczyć się naprawdę fajnych trików Excela, o których nie wiesz. Jeśli masz jakieś pytanie, proszę zapytać w sekcji komentarzy.
