Nie ma wątpliwości, że Email zrewolucjonizował sposób, w jaki komunikujemy się ze sobą. Mimo że ludzie mogą coraz częściej preferować takie aplikacje, jak sieci społecznościowe i aplikacje do komunikatorów internetowych do czatowania ze znajomymi w dzisiejszych czasach, prawda jest taka, że jeśli chodzi o właściwą komunikację, poczta e-mail nadal jest preferowanym medium.
Od uniwersytetów do globalnych korporacji, od studentów po dyrektorów generalnych - e-mail jest używany niemal wszędzie i przez wszystkich. Mimo to, prawie każdy z nas ma wiele adresów e-mail, z jednym lub (więcej) z wielu dostawców poczty e-mail. Ale prawdziwe pytanie brzmi: czy potwierdzamy protokół (y) właściwego korzystania z poczty e-mail?
Jeśli nie masz pewności co do odpowiedzi, to ten artykuł, podkreślający podstawowe etykiety e-mailowe, które każdy powinien przestrzegać, jest dla Ciebie. Więc bez dalszych ceregieli, oni idą.
Podstawowe etykiety e-mail
1. Użyj profesjonalnie wyglądającego adresu e-mail
Twój adres e-mail jest często uważany za wskaźnik Twojej osobowości. Z tego powodu ważne jest, aby mieć profesjonalnie wyglądający adres e-mail, na ogół z imionami i nazwiskami stanowiącymi część "nazwy użytkownika" . Jest to jeszcze ważniejsze, jeśli zamierzasz używać adresu e-mail do profesjonalnej komunikacji (np. Wysyłanie CV do rekruterów, dostarczanie próbek pracy klientom).
Jeśli wybrana nazwa użytkownika jest niedostępna, możesz dodać wybrany numer (np. Datę urodzenia), aby ją otrzymać . Aby przytoczyć kilka przykładów, [email protected] lub [email protected] może być uważany za dobry wybór. Z drugiej strony użyj czegoś takiego jak [e-mail chroniony] lub [e-mail chroniony], a możesz być prawie pewny, że wiadomości e-mail nie będą nawet otwierane przez odbiorców.
Wskazówka: w miarę możliwości używaj oddzielnego adresu e-mail do wszystkich swoich profesjonalnych potrzeb. A jeśli nie masz nic przeciwko temu, żeby wyłożyć kilka dolców, najlepiej pójść na hostowaną pocztę e-mail z własną domeną.
2. Zawsze dołączaj temat i utrzymuj go w jasności i zwięzłości
Wiersz tematu jest jednym z najważniejszych elementów wiadomości e-mail, ponieważ natychmiast dostarcza odbiorcy pomysł informacji zawartych w wiadomości e-mail . Dlatego wszystkie e-maile powinny mieć wiersz tematu, nawet jeśli treść nie jest tak ważna. Pozostawienie pustego wiersza tematu jest postrzegane jako nieostrożność w części nadawcy.
Co ważniejsze, tematyka powinna być zwięzła i na temat, tak aby odbiorca mógł jak najszybciej poznać treść e-maila. Nieliczne przykłady to załączone sprawozdanie z projektu , ankieta wyników - oczekiwana wczesna odpowiedź i podobne rzeczy.
3. Używaj standardowych czcionek i minimalnego formatowania
Bez względu na to, jak bardzo lubisz te fantazyjne czcionki na swoim komputerze, są one absolutnie nie nie, jeśli chodzi o komponowanie e-maili. Dzieje się tak, ponieważ jeśli używasz niestandardowej czcionki i nie jest ona zainstalowana na komputerze odbiorcy, tekst wiadomości e-mail nie będzie wyświetlany w sposób zamierzony . To jest powód, dla którego większość usług pocztowych ma tylko kilka czcionek standardowych, serif i sans-serif (np. Times New Roman, Arial) dostępnych do komponowania wiadomości e-mail. I powinieneś trzymać się ich.
Ponadto formatowanie w e-mailu powinno być jak najmniejsze. Jeśli nie chcesz podkreślać pewnej sekcji, linii itp. W treści wiadomości e-mail, nie używaj podświetlania i kolorów tekstu . W rzeczywistości kolor tekstu wiadomości e-mail powinien być tylko czarny, ponieważ jest najbardziej czytelny.
4. Unikaj literówek, nieprawidłowego użycia gramatyki i błędów interpunkcyjnych
Chociaż nie każdy jest gramatykiem nazistowskim i nie jest przestępstwem mieć niezamierzoną literówkę lub dwa w e-mailach, niewłaściwe użycie języka, strukturę zdania itp., Ogólnie daje odbiorcy (s) negatywne wrażenie. Dlatego niezwykle ważne jest potrójne sprawdzenie linii tematu, treści i innych elementów tekstowych wiadomości e-mail pod kątem nieumyślnych błędów gramatycznych i interpunkcyjnych (i poprawienie ich, jeśli zostały znalezione), zanim klikniesz przycisk "Wyślij".
Co więcej, nigdy nie powinieneś używać wielu znaków interpunkcyjnych (np. !!!) w swoich e-mailach. To samo dotyczy słów slangowych (np. LMAO), popularnych skrótów (np. Gotcha!) I emotikonów. Wszystkie te rzeczy wyglądają na bardzo niedojrzałe i nieprofesjonalne, i najlepiej pozostawić je tylko w sieciach społecznościowych i rozmowach błyskawicznych.
Wskazówka: zawsze zadbaj o to, aby słowa kluczowe, zdania itp. Były pisane wielkimi literami w wiadomościach e-mail. E-mail (lub cokolwiek innego, jeśli o to chodzi) nigdy nie powinien być złożony w WIELKICH LITERACH, ponieważ jest uważany za internetowy odpowiednik krzyków.
5. Daj załącznikom opisowe nazwy
Częściej niż nie, musimy wysyłać / odbierać wiele plików jako załączniki z naszymi e-mailami. Chociaż jest to bardzo potrzebne, nic nie może być gorsze niż otrzymanie wiadomości e-mail zawierającej liczne losowe, nazwane pliki (np. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc), które nie mają żadnego sensu. Tak więc, gdy wysyłasz załączniki za pomocą wiadomości e-mail, zmień ich nazwę na opisowe nazwy plików, aby odbiorca natychmiast poznał ich zawartość, bez konieczności otwierania ich. Na przykład, jeśli przesyłasz swoje CV do potencjalnego pracodawcy, nadaj mu nazwę taką jak CurrentResume_JohnDoe . Proste i łatwe.
Ponadto, jeśli zamierzasz wysłać dużą liczbę (np. 20) załączników za pomocą wiadomości e-mail, lepiej najpierw połączyć je w archiwum zip . Aby uzyskać jeszcze większą przejrzystość, możesz osobno wymienić dane, takie jak liczba załączników, całkowity rozmiar archiwum itp. W treści wiadomości e-mail.
6. Zawsze dołączaj podpis
Podpis jest niezbędny do prawidłowego zamknięcia lub zamknięcia treści wiadomości e-mail . Ale co ważniejsze, nadaje również "autentyczność" wiadomości e-mail i jej zawartości . Więc wszystkie twoje e-maile powinny zawierać podpis. Po prostu utwórz i zapisz podpis w ustawieniach wiadomości e-mail, a zostanie on automatycznie dodany na końcu każdego tworzonego e-maila.
Mówiąc o "co" powinno być zawarte w podpisie, jest to coś, co należy podjąć decyzję, ponieważ różni się od jednej osoby do drugiej. Zasadniczo można podać informacje kontaktowe (np. Oficjalny numer, dodatkowy adres e-mail), a także linki do profili społecznościowych . W skrócie, podpis powinien służyć jako twoja cyfrowa karta kontaktowa. Ale nie przeładowuj go zbyt dużą ilością niepotrzebnych informacji.
7. Potwierdź odbieranie wiadomości e-mail
Dzisiejsza wiadomość e-mail tak bardzo się rozwinęła, że po naciśnięciu przycisku "Wyślij" możesz mieć 200% pewności, że dotrze do skrzynki odbiorczej odbiorcy, po upływie dwóch lub kilku sekund. Jednak, podobnie jak w przypadku każdej technologii, e-maile mogą (i czasami też) cierpieć z powodu przestojów . Tak więc, gdy otrzymasz wiadomość e-mail (szczególnie jeśli jest to ważne), potwierdź jej otrzymanie, odpowiadając na nadawcę małą wiadomością.
Mimo że nie można potwierdzić każdego otrzymanego e-maila, powinieneś spróbować tego. Co ważniejsze, powinieneś potwierdź wiadomość e-mail, która została błędnie wysłana, ponieważ nadawca może oczekiwać odpowiedzi z drugiej strony. Sprawi to, że nadawca zauważy błąd, a także zapisze faktyczny adres odbiorcy wiadomości e-mail.
8. Używaj odpowiednich pozdrowień
Rozmawiając z ludźmi twarzą w twarz, a nawet rozmawiając przez telefon, zawsze zaczynamy od powitania ich. Ta sama zasada obowiązuje również w przypadku e-maili, więc Twoje e-maile powinny zawsze mieć odpowiednie pozdrowienia dla odbiorców. W zależności od tego, do kogo wysyłasz wiadomość e-mail, zwrot może być formalny (np. Drogi panie Johnson, profesor Keller) lub nieformalny (Witaj Adamie, Cześć Jenna) . Podobnie, zakończenie (np. Pozdrawiam, szczerze) musi mieć ten sam podstawowy ton, co powitanie początkowe, a także ogólną wiadomość.
Warto zauważyć, że powinieneś powstrzymać się od korzystania z nieoficjalnych i codziennych powitań (np. Co słychać?) W e-mailach . Jest rzeczą oczywistą, że jest to dość nieprofesjonalne.
9. Nie używaj opcji Odpowiedz wszystkim za każdym razem
Są chwile, kiedy otrzymujesz e-mail, który jest również wysyłany do kilku innych odbiorców (np. Ważna informacja w firmie). Ale reagując na takie wiadomości, pospiesznie korzystasz z opcji "Odpowiedz wszystkim" . To nie tylko wysyła odpowiedź do pierwotnego nadawcy, ale do wszystkich innych, którzy otrzymali wiadomość e-mail, niezależnie od tego, czy odpowiedź jest dla nich przeznaczona, czy nie . To doskonały sposób na zatykanie skrzynek odbiorczych.
Z tego powodu zachowaj ostrożność podczas odpowiadania na wiadomości e-mail z wieloma adresatami i użyj opcji "Odpowiedz" . Tylko wtedy, gdy masz 100% pewności, że twoja odpowiedź jest przeznaczona dla wszystkich na liście odbiorców, powinieneś użyć opcji "Odpowiedz wszystkim".
10. Prawidłowo użyj pól Cc i Bcc
Wraz z polem "Do" pola " DW " i " UDW " są czymś, o czym wie każdy, kto kiedykolwiek miał e-mail. Ale nawet po tym większość ludzi w końcu używa ich niewłaściwie. Oto podsumowanie tego, czym są i kiedy powinny być użyte :
- DW: Staje na kopię Węglową. Jeśli jest kilku odbiorców, do których chcesz wysłać wiadomość e-mail, ale nie chcesz, aby wiedzieli, że ta wiadomość e-mail jest "przeznaczona" dla nich, podaj jej adresy e-mail w tym polu. Każdy adresat może zobaczyć adresy e-mail innych osób w polu DW.
- Bcc: Short for Blind Carbon Copy. Jeśli istnieje wielu adresatów, do których chcesz wysłać wiadomość e-mail, ale chcesz, aby widzieli się jako jedyni adresaci wiadomości e-mail, wprowadź ich adresy e-mail w tym polu. Każdy odbiorca w polu UDW widzi tylko własny adres e-mail, a nie innych. Ta opcja jest lepiej dostosowana do prywatności.
11. Odpowiadaj na wiadomości e-mail w odpowiednim czasie
Biorąc pod uwagę liczbę otrzymywanych codziennie wiadomości e-mail, niemal niemożliwe jest udzielenie odpowiedzi na wszystkie wiadomości od razu. Jednak nawet jeśli wiadomość e-mail ma nieco mniejszy priorytet, należy spróbować odpowiedzieć na nią w odpowiednim czasie . Zwykle powinno to nastąpić w ciągu 24-48 godzin od otrzymania e-maila. A jeśli przez jakiś czas nie będziesz w stanie odpowiadać na wiadomości e-mail (np. Z powodu przerwy), skorzystaj z funkcji automatycznego odpowiadania lub odpowiedzi na wakacje, którą ma większość usług poczty e-mail.
12. Odpowiednio formatuj wiadomości e-mail przed przekazaniem
Po naciśnięciu przycisku "Prześlij dalej" w wiadomości e-mail cała wiadomość (w tym wszelkie obrazy, niedopasowany tekst itp.) Może być dziwnie wcięta po prawej stronie i umieszczona w pustym e-mailu, aby można było wprowadzić identyfikatory e-mail adresatów i wyślij je. To nie tylko zakłóca formatowanie oryginalnej wiadomości e-mail, ale także wprowadza dużo białych znaków i dodatkowych symboli (>) do przekazywanego fragmentu wiadomości e-mail, co z kolei powoduje, że wiadomość e-mail jest prawie nieczytelna.
Aby to posortować, należy poprawnie sformatować przekierowaną wiadomość e-mail, gdy jest osadzona w pustym e-mailu . Obejmuje to usunięcie dodatkowej białej przestrzeni, a także pozbycie się dodatkowych znaków, pustych linii i podobnych rzeczy.
Użyj poczty e-mail w taki sposób, w jaki ma być używana
Ponieważ jest to podstawowy sposób komunikacji w dzisiejszym świecie Internetu, niezwykle ważne jest, aby wiadomości e-mail były używane zgodnie z odpowiednimi regułami, które obejmują wszystko, od powitania odbiorców, do wybranego stylu czcionki. Etykiety opisane powyżej ułatwiają to, co zapewnia lepszą i wydajniejszą obsługę poczty e-mail. Wypróbuj je i daj znać swoim ulubionym w komentarzach poniżej.
